De inhoud van deze blog is deels gebaseerd op Mylonas & Carstairs, (2008). Voor de leesbaarheid heb ik deze referenties weggelaten en aangegeven met een1.
Wat is een kantoortuin?
Er zijn vele varianten van kantoortuinen, maar ze hebben met elkaar gemeen dat zich vele verschillende werkplekken op een verdieping bevinden, zonder dat deze worden gescheiden door muren die van vloer tot plafond reiken1. Om werkplekken toch van elkaar te kunnen afscheiden, worden vaak (halfhoge) schermen als muren gebruikt.
Wat zegt psychologisch onderzoek over kantoortuinen?
Mylonas & Carstairs hebben veel studies naar het effect van kantoortuinen verzameld en met elkaar vergeleken. Hun conclusie is dat, in tegenstelling tot wat vaak geclaimd wordt, kantoortuinen de communicatie tussen medewerkers en de werktevredenheid & productiviteit van medewerkers niet bevorderen. De meeste studies laten juist het tegenovergestelde zien. Het verwijderen van fysieke barrières vermindert de privacy van medewerkers, de mogelijkheden voor het aangaan van goede relaties met collega’s en het gevoel van controle te hebben over de werkplek en werkzaamheden (Zalesny & Farace, 1987).
Het (negatieve) effect verschilt per soort werkzaamheden die iemand uitvoert en iemands persoonlijke eigenschappen1. Het lijkt er op dat vooral mensen die complexere taken uitvoeren meer last ervaren van de kantoortuin. Personen met een grotere behoefte aan privacy en personen die moeite hebben met het negeren van stimuli, ervaren de kantoortuin als negatiever (Lees ter vergelijking ook deze blog over extraversie en kantoorbeleving).
Eén studie laat zien dat een kantoortuin wel degelijk een positief effect kan hebben op de communicatie. Het specifieke geval lijkt te suggereren dat als het gaat om een organisatie waarin intensief gecommuniceerd moet worden, een kantoortuin hierop een positief effect kan hebben1. Met andere woorden, het hangt ook af van de cultuur en werkzaamheden van een organisatie. Hofkamp & van Meel (2013) ondersteunen dit idee met de observatie dat kantoortuinen al veel langer gemeengoed zijn in journalistiek en architectuur.
Beperkingen conclusie
Deze conclusie trekken Mylonas & Carstairs met de kanttekening dat veel onderzoek naar de effecten van de fysieke werkomgeving op de mens zijn gedaan in de jaren ’70 en ’80 en dat onze manier van werken sindsdien veranderd is. Ook zijn er relatief veel studies gebaseerd op wat medewerkers rapporteren in plaats van dat, bijvoorbeeld, de werkelijke productiviteit is gemeten.
Belangrijk is om te beseffen dat, ondanks de beperkingen van deze studies, er weinig tot geen studies zijn die de geclaimde positieve effecten van bijvoorbeeld de toegenomen onderlinge communicatie aantonen.
Met de beperkingen in het achterhoofd geven de studies, denk ik, aanwijzingen dat de kantoortuin toch niet zo een positief effect heeft op de medewerkers als geclaimd wordt. Zelfs als Het argument dat kantoortuinen communicatie en samenwerken tussen medewerkers bevorderen, vindt hierin weinig onderbouwing.
Bestaat ‘de’ kantoortuin eigenlijk wel?
Maar kun je wel spreken van ‘de’ kantoortuin? Er zijn immers vele verschillende vormen van kantoortuinen en er wordt op verschillende manieren geprobeerd om de negatieve effecten te verkleinen. Hoe zit het daarmee? Om daar antwoord op te kunnen geven, moeten we de effecten van kantoortuinen in meer detail bekijken.
Problemen met de kantoortuin
De meest ervaren problemen in een kantoortuin vinden hun oorsprong in dat werknemers worden afgeleid en dat ze geen privacy ervaren. De oorzaak hiervan is dat er (te)veel mensen om hen heen zijn (wat tot crowding kan leiden) waardoor men (te)veel informatie te verwerken krijgt en men een gebrek aan controle over hun werk(omgeving) ervaart.
Afleiding
De belangrijkste oorzaken van afleiding blijken collega’s te zijn. Deze lopen rond op de afdeling en voeren gesprekken. Het kunnen zien en horen van collega’s zorgt ervoor dat medewerkers worden afgeleid. Ook andere achtergrondgeluiden kunnen tot afleiding leiden, vooral als deze erg hard zijn of onvoorspelbaar.
Verder kan een slecht binnenklimaat (bijvoorbeeld; temperatuur, beweging van lucht, luchtvochtigheid, luchtzuiverheid, licht en uitzicht) ervoor zorgen dat mensen zich moeilijker kunnen concentreren doordat ze allerlei lichamelijke ongemakken kunnen ervaren (Hofkamp & van Meel, 2013).
Afleiding zorgt niet alleen voor ontevredenheid en stress bij werknemers (Sutton & Rafaeli, 1987), maar beïnvloedt ook de (gerapporteerde) productiviteit negatief (Banbury & Berry, 1998). Ook zijn er aanwijzingen dat de kantoortuin bijdraagt aan een verhoogde workload (De Croon e.a., 2005).
Privacy
Privacy is de mate van controle die je als persoon ervaart om anderen uit te sluiten of toe te laten tot jouw omgeving. Er is veel bewijs dat medewerkers in een kantoortuin een gebrek aan privacy ervaren (De Croon e.a., 2005). Medewerkers kunnen zich in een kantoortuin gemakkelijk bekeken en beluisterd (of afgeluisterd, wat je wil) voelen. Het hebben van privacy hangt samen met de werktevredenheid1.
Als reactie op een gebrek aan privacy kunnen medewerkers zich proberen af te schermen. Zo gaan ze bijvoorbeeld met hun rug naar een persoon zitten of zetten hun meubels zo dat duidelijk is dat ze geen interactie willen. Een andere, veel voorkomende reactie is vluchtgedrag, waarbij de medewerker elders gaat zitten, op een ander tijdstip terugkomt of tijdens pauzes de ruimte verlaat1.
Ook zijn er aanwijzingen dat een gebrek aan privacy negatieve gevolgen voor de gevoerde gesprekken; het beïnvloedt de onderwerpen (meer oppervlakkig), de effectiviteit van feedback en het kunnen uiten van kritiek of lof. Het lijkt er op dat de kwaliteit van communicatie niet wordt beïnvloed door de grote hoeveelheid aan mogelijkheden tot communicatie die een kantoortuin biedt, maar eerder door de mate van ervaren privacy1.
Oplossingen voor de kantoortuin
Er zijn verschillende oplossingen om deze problemen te voorkomen of aan te pakken. Wat is het effect van deze oplossingen?
Opdelen van de werkvloer in zones
Vaak worden kantoortuinen opgedeeld in verschillende zones. “Voeg plekken samen die elkaars functie versterken en scheidt de plekken die elkaar verzwakken” (Hofkamp & van Meel, 2013) is hierbij één van de uitgangspunten. Aan de ene kant kunnen bedrijfsprocessen op die manier worden verbeterd, aan de andere kant kunnen ergernissen als afleiding en een gebrek aan privacy worden verkleind. Een voorbeeld van deze aanpak is ‘activiteit gebaseerd werken’.
Door rustige zones (bijvoorbeeld concentratie werkplekken) op de één of andere manier af te scheiden van zones met meer dynamiek (bijvoorbeeld pantry’s), voorkom je dat medewerkers in de rustige zones hun collega’s in de zone met meer dynamiek kunnen zien of horen. Hierdoor worden medewerkers in de rustige zones minder afgeleid en ervaren ze meer privacy.
Een daaraan gerelateerde manier om afleiding tegen te gaan en privacy te bevorderen, is de werkplekken zo te positioneren dat deze niet uitkijken of direct grenzen aan drukke looppaden (zie bijvoorbeeld Kupritz, 1998).
Ook kan een zonering worden ingezet met als doel de bedrijfsprocessen te verbeteren. Denk hierbij aan het strategisch plaatsen van:
- magneetfuncties (als pantry’s, printerhoeken of koffieapparaten) om zo ontmoetingen te bevorderen,
- personen, teams of afdelingen om onderlinge communicatie door nabijheid te bevorderen of;
- afdelingen binnen een logistieke keten, om zo werkprocessen efficiënt uit te kunnen voeren (Hofkamp & van Meel, 2013).
Werkruimte omsluiten
Zowel zones, groepen werkplekken als individuele werkplekken kunnen meer of minder omsloten zijn met bijvoorbeeld schotten. Schotten blokkeren het zicht op andere medewerkers, waardoor deze stimuli niet meer zichtbaar is. Doordat deze medewerkers niet meer gezien worden, hebben medewerkers minder het gevoel dat anderen hen (kunnen) bekijken en daarmee neemt de ervaren privacy toe.
Studies tonen aan dat het aantal omsluitingen rondom een individuele werkplek samenhangt met de productiviteit & werktevredenheid en een afname van het gevoel van crowding (Oldham & Fried, 1987). Ook hangt de omsluiting van een ruimte positief samen met waargenomen privacy en tevredenheid met de werkplek (Sundstrom e.a., 1982).
Hoewel sommige auteurs beweren dat subjectief ervaren ‘zachte’ grenzen tussen ruimtes, in plaats van hardere grenzen, de privacy beïnvloeden (bijv. Brookes & Kaplan, 1972), is hier voor geen overtuigend bewijs en blijkt juist dat harde grenzen zoals muren of schotten zorgen voor een toename van het gevoel van privacy.
Er is één nadeel aan de meeste schotten; het geluid dat medewerkers produceren kan zich via de open bovenkant nog steeds verspreiden.
Akoestische maatregelen
Een veel gesuggereerde oplossing om auditieve afleiding (bijvoorbeeld gesprekken van collega’s) tegen te gaan en auditieve privacy (dat collega’s een werknemer kunnen horen praten of vice versa) te verbeteren zijn akoestische maatregelen1. Door het verspreiden van geluid te verminderen, worden afleiding verminderd en akoestische privacy verbetert.
Hierbij kan gedacht worden aan het gebruik van geluidsabsorberende materialen voor muren, schotten en plafonds. Een andere manier is het gebruik maken van sound masking (waarbij er met ‘achtergrondruis’ de hoorbaarheid van geluid wordt verstoord), waarbij storende geluiden worden gemaskeerd.
Omdat er aardig wat studies zijn die in meer of mindere mate de negatieve effecten van lawaai en spraak in de omgeving op medewerkers aantonen (bijvoorbeeld afleiding, privacy of productiviteit), wordt er vaak gesuggereerd om akoestische maatregelen te installeren. Ik kan dit vanuit het perspectief van de medewerker alleen maar toejuichen.
Wel moet ik hierin eerlijk zijn dat er weinig tot geen studies zijn die direct de relatie tussen akoestische maatregelen en psychologische variabelen als afleiding, privacy of productiviteit onderzoeken. Wel zijn er studies waarin een relatie tussen akoestische maatregelen en een verminderde overlast wordt gerapporteerd.
Controle over klimaatbeheersing
Naast omgevingsgeluid kunnen ook temperatuur, beweging van lucht, luchtvochtigheid, luchtzuiverheid, licht en uitzicht, bij elkaar tesamen het binnenklimaat, de medewerker negatief beïnvloeden. Voor het doel van deze blog gaat het wat ver om ieder van deze factoren afzonderlijk te bespreken. Voor nu daarom een algemenere beschrijving:
Mensen verschillen in hun voorkeur voor binnenklimaat factoren. Bovendien willen mensen graag zelf kunnen bepalen in welk binnenklimaat zij werken, los van deze voorkeur. Daarom helpt het om medewerkers zelf controle te geven over hun werkomgeving en daarmee het binnenklimaat.
Let wel, het gaat hierbij om waargenomen controle. Het simpelweg aanbieden van mogelijkheden om het binnenklimaat aan te passen (bijvoorbeeld dat een raam open kan) hoeft daarom niet altijd te werken. Medewerkers moeten het bijvoorbeeld wel snappen dat zij invloed kunnen uitoefenen op hun werkomgeving (Lee & Brand, 2005).
Onderzoek van Lee & Brand (2005) laat zien dat de waargenomen controle over de werkomgeving positief samenhangt met werktevredenheid en groepscohesie.
Een eenvoudige oplossing om controle te geven over het binnenklimaat is, bijvoorbeeld, de mogelijkheid om een raam wel of niet open te zetten. Er bestaan tegenwoordig ook klimaatsystemen die geïndividualiseerd kunnen worden door ze direct te koppelen aan afzonderlijke werkplekken (Hofkamp & van Meel, 2013).
Personaliseren van werkplek
Een andere manier om medewerkers meer controle te laten ervaren over hun werkomgeving is door de werkplek te laten personaliseren. Personaliseren geeft een gevoel van controle, maakt de werkplek onderdeel van iemands identiteit en het helpt stress verminderen (Gifford, 2007). Wells e.a. (2007) vond dat de mogelijkheid om iemands werkplek aan te passen positief gerelateerd is aan werkplektevredenheid en welzijn van medewerkers.
Interventies, participatie & aanpassing
Ongeacht de fysieke omgeving, gaat het er om dat de medewerker die gebruik maakt van deze omgeving, zijn werkzaamheden zo goed mogelijk kan uitvoeren. Dat betekent dat we ook naar de medewerker zelf moeten kijken. Als medewerkers zich negatief uiten over de werkomgeving, loont het om af te vragen waarom dit is. Een aantal voorbeelden:
- Als er een verandering, van gesloten kantoor naar kantoortuin, plaats vindt, kan de verandering op zich kan als vervelend worden ervaren;
- De kantoortuin betekent dat medewerkers hun gedrag moeten aanpassen van hoe ze zich eigenlijk zouden willen gedragen (zeg nou zelf, wie doet dat graag?) Of;
- De medewerkers stellen zich voor dat de nieuwe werkomgeving veel negatieve gevolgen gaat hebben (zoals hierboven beschreven).
Het helpt om medewerkers tijdig, eerlijk en adequaat te informeren over de verandering, zachte waarden op te nemen in voorwaarden, ze te vragen om input waaraan de nieuwe werkomgeving moet voldoen of door medewerkers uitleg te geven over hoe de nieuwe werkomgeving gebruikt kan en mag worden.
Voorbeelden hiervan zijn het opnemen van het recht op privacy & een stille werkplek in bedrijfspolicies, gebruikersparticipatie in het ontwerpproces of informatieprogramma’s voor medewerkers over hoe je bijvoorbeeld non-verbaal privacy gedrag kunt lezen of over hoe je werkt en gedraagt in de kantoortuin 1.
Eén reactie
Een interessant artikel; er is inderdaad weinig evidence based onderzoek waaruit onomstotelijk blijkt dat nieuwe kantoorconcepten een zegen zijn. Maar de vraag mag natuurlijk ook gesteld worden of de oude concepten zo ideaal zijn.
Het onderwerp kantoortuin is al een behoorlijk oud concept. Het werd op grote schaal toegepast in de 70-er jaren. Maar er waren veel voorbeelden van zieke gebouwen en in de 90-er jaren werden in Nederland de cellenkantoren veelvuldig toegepast. Nu wij de laatste 15 jaar bezig zijn met de introductie van concepten zoals Activiteit Gerelateerd Werken of Het Nieuwe Werken komt het begrip kantoortuin weer terug.
‘Kantoortuinen’ zijn dus zowel een oud als een nieuw begrip. In de oude kantoortuinen van de vorige eeuw was de technologie niet verder dan zware computers en vaste telefoons. Men was dus beperkt tot de eigen werkplek. Deze oude kantoortuinen bestaat nog steeds. Met name in de Angelsaksische landen kennen we het concept met ‘cubicals’. Deze hebben vaak veel weg van legbatterijen. De nieuwe kantoorconcepten kennen ook grote open kantoorlandschappen maar bieden (als het goed is uitgevoerd) ook voldoende plekken om op een andere manier te kunnen werken. De toepassing van mobiele telfoon, laptops of tablets maakt het mogelijk om van werkplek te veranderen.
Dus je kan je inderdaad niet spreken van ‘de’ kantoortuin vanwege de vele verschillende vormen van kantoortuinen. Het lastige in het artikel is de verwijzing naar bronnen. Meer dan de helft van de onderzoeken zijn 15 tot zelfs 40 jaar oud. Deze kunnen dus alleen betrekking hebben op de oude kantoortuinen. Dat neemt niet weg dat de onderzoeken van Mylonas & Carstairs en van Hofkamp & van Meel wel actueel zijn.
Nieuwe kantoorconcepten blijven een lastige materie waarbij het onderbuik gevoel een belangrijke rol speelt. Wel zien we dat wanneer de directie dat gevoel actief uitdraagt en bij voorkeur ook zelf meedoet in het gekozen concept, de tevredenheid van medewerkers toeneemt. Maar ook deze stelling is niet wetenschappelijk onderbouwd.In elk geval is het gekozen fotomateriaal wat mij betreft niet maatgevend voor de hedendaagse kantoorlandschappen die een onderdeel zijn van een Activiteit Gerelateerd Werkplekconcept.