Neem persona’s als uitgangspunt in het ontwerp van kantoor. Hierdoor kun je inspelen op de ruimtelijke behoeftes van verschillende medewerkers, zonder dat je voor iedere unieke medewerker een ruimte hoeft te ontwerpen. Green & Meyerson (2011) hebben persona’s ontwikkelt op basis van verschillen in mobiliteitsvoorkeuren: het anker, de verbinder, de verzamelaar en de navigator. In dit artikel lees je meer over hun ruimtelijke voorkeuren en welke uitdagingen dit biedt voor managers & ontwerpers.

De kenniswerker centraal

De mens moet centraal staan in het ontwerp van gebouwen. Weinig mensen die het daar mee oneens zijn, ook als het gaat om het ontwerp van een kantoor waar kenniswerkers in werken. Maar hoe doe je dat? De kenniswerker centraal stellen in het ontwerp van een kantoor.

Psychologische behoeften kenniswerkers

We moeten weten welke psychologische behoeftes een medewerker heeft, zodat we kunnen identificeren welke aspecten van de ruimte deze behoeftes beïnvloeden. Er is veel onderzoek gedaan naar deze ruimtelijke behoeftes, zoals bijvoorbeeld dit artikel over kantoortuinen laat zien.

‘De’ kenniswerker vs. behoeftes unieke personen

Hier staan we echter voor een dilemma. ‘De’ kenniswerker bestaat niet. Mensen kunnen veel verschillen in hun ruimtelijke behoeftes. De één is een extravert persoon, de ander juist introvert. De één reist veel voor zijn werk, de ander werkt veel op één locatie. Als we voor ‘de’ kenniswerker ontwerpen, zouden we alsnog een kantoor creëren wat niet goed is afgestemd op ieders unieke behoeftes.

Aan de andere kant is het lastig (zo niet onwenselijk) om een ruimte af te stemmen op de behoeftes van iedere unieke medewerker. De behoeftes van kenniswerkers zijn vaak tegenstrijdig. De één heeft behoefte aan rust, de ander wil juist stimulering. De één werkt het beste in afzondering, de ander presteert het beste als hij of zij kennis kan delen. Bovendien verloopt het medewerkersbestand, waardoor de ruimte dus telkens opnieuw afgestemd moet worden op de behoeftes van nieuwe medewerkers. Tenzij het budget oneindig is, is dit geen realistische optie.

Ontwikkel persona’s

Een oplossing voor dit dilemma kunnen persona’s zijn. Dit is een middenweg tussen ‘de’ kenniswerker en de behoeftes van unieke personen. Persona’s zijn behoeftengroepen eindgebruikers die qua psychologische behoeftes op elkaar lijken. De groepen worden ingedeeld op basis van bijvoorbeeld gedrag, beleving en perceptie, afhankelijk van de vraagstelling. Persona’s gaan dus veel verder dan kijken naar sekse of leeftijd.

Door persona’s als uitgangspunt te gebruiken bij het ontwerp van kantoren, kun je inspelen op de verschillende psychologische behoeftes van medewerkers, zonder te verzanden in de voorkeuren van iedere unieke medewerker. Je kunt persona’s op maat maken voor een bedrijf, je kunt ook gebruik maken van wetenschappelijk ontwikkelde persona’s.

Persona’s kenniswerkers

Een voorbeeld van wetenschappelijk ontwikkelde persona’s voor kantoorinrichtingen zijn die van Green & Meyerson (2011), gericht op kenniswerkers. Deze persona’s zijn ontwikkeld omdat er naar hun zeggen “zoveel geld verspild wordt bij de inrichting van kantoren omdat bedrijven kenniswerkers als één homogene groep behandelen, terwijl er verschillende type kenniswerkers zijn met verschillende behoeften” (Green & Meyerson, 2011).

Er wordt gebruik gemaakt van inrichtingsprincipes gebaseerd op verschillende generaties (veteranen, baby boomers, genratie X en milennials), activiteiten (ontmoeten, focus, samenwerken en leren) en technologieën. Deze methoden bieden op verschillende manieren geen optimaal raamwerk omdat ze niet uitgaan van de persoon die het uiteindelijke werk uitvoert.

Een betere indeling, stellen zij, is die van de mate van mobiliteit van een medewerker ten opzichte van de organisatie. Deze voorspelt welke technologie de medewerker gebruikt, hoe deze het kantoor gebruikt en daarmee welke behoeftes ten aanzien van de werkplek deze heeft. Op basis van mobiliteit kunnen de volgende persona’s opgesteld worden (van weinig naar veel mobiliteit):

• het anker,
• de verbinder,
• de verzamelaar en
• de navigator.

Het anker

Het anker vertoont van de 4 persona’s de minste mobiliteit. Een anker is iedere dag op kantoor en voert bijna alle werkzaamheden uit achter zijn of haar bureau, met af en toe een uitstapje naar een functionele locatie zoals de WC, koffieautomaat of kantine. Het bureau wordt ook wel gezien als een verlengstuk van thuis. Hij of zij heeft ook een vast ritueel van aankomen en weggaan en ervaart veel eigenaarschap over de werkplek. Het anker heeft veel moeite met de overgang naar flexwerken. Door zijn of haar betrouwbare aanwezigheid op kantoor is het anker een persoon om naartoe te gaan voor informatie.

De belangrijkste vraag voor managers & ontwerpers: hoe kunnen we deze groep stabiliteit, ritme en vertrouwdheid bieden in kantooromgevingen die steeds flexibeler worden?

De verbinder

De verbinder vertoont binnen de organisatie veel mobiliteit. Deze medewerker komt aan, hangt zijn jas over zijn bureaustoel en is weg, de helft van de werktijd is deze niet op zijn werkplek. Het kan bijvoorbeeld een R&D-manager zijn die probeert een innovatieve cultuur te bevorderen. Interactie is voor een verbinder erg belangrijk. Vroeger werd dit niet gezien als echt werk, tegenwoordig wordt dit werk meer gewaardeerd. Hoewel het belang is toegenomen, is de kantoorinrichting er minder op ingericht. De focus in veel kantoren ligt op de computer: dat is wat een kenniswerker nodig heeft.

De uitdaging voor managers & ontwerpers: hoe kan de verbinder worden gefaciliteerd in de behoefte om visueel te werken en veel te kunnen overleggen in een ruimte die gericht is op computers en een clean desk?

De verzamelaar

De verzamelaar verzamelt ideeën, relaties en opdrachten buiten de organisatie. De helft van de tijd is deze persona op locatie bij een klant of werkt deze ‘buiten de deur’ in een café of een verzamelplek. De verzamelaar werkt eerder regionaal dan globaal. Hij of zij blijft veel in verbinding met kantoor door mobiele en draadloze technologie. Hoewel de verzamelaar veel op reis is, blijft het kantoor voor hem of haar een belangrijke plek om tot rust te komen, te sparren met collega’s of om informatie te verwerken. De verzamelaar heeft geen behoefte aan een eigen plek, maar aan een combinatie van ruimtes, zoals voor concentratie en samenwerking. Hoewel deze groep voor bedrijven erg efficiënt is, wordt er weinig geïnvesteerd in de flexplekken waarvan de verzamelaar gebruik maken.

Een uitdaging voor managers & ontwerpers is: hoe zorgen we ervoor dat de aanlandplekken aantrekkelijk genoeg zijn voor verzamelaars, zodat ze niet als alternatief thuis gaan werken.

De navigator

De navigator is de meest mobiele van de vier persona’s. Deze is weinig op kantoor en wordt daardoor als bezoeker op het eigen kantoor gezien. Het kantoor is slechts een knooppunt in het netwerk van de navigator. Het zijn consultants, mensen die op projectbasis werken of nomade verkopers. Vaak hebben ze een belangrijke rol in de organisatie, ze dragen grote/diverse verantwoordelijkheden, zijn ambassadeur of hebben een internationale rol. Deze vorm van medewerkers komt steeds vaker voor, maar managers weten niet goed wat deze groep nodig heeft. Ze voelen zich niet welkom in hun eigen organisatie: ‘wie is die man eigenlijk?’

De vraag voor managers & ontwerpers: hoe zorg je ervoor dat ook navigators zich thuis voelen in een organisatie waar ze minder dan een dag per week aanwezig zijn?

Conclusie

Neem persona’s als uitgangspunt in het ontwerp van kantoor. Hierdoor kun je inspelen op de ruimtelijke behoeftes van verschillende medewerkers, zonder dat je voor iedere unieke medewerker een ruimte hoeft te ontwerpen. Green & Meyerson (2011) hebben persona’s ontwikkelt op basis van verschillen in mobiliteitsvoorkeuren: het anker, de verbinder, de verzamelaar en de navigator.

Voor managers & ontwerpers bieden de ruimtelijke behoeftes van deze persona’s de volgende uitdagingen:

• Het anker: hoe kunnen we deze groep stabiliteit, ritme en vertrouwdheid bieden in kantooromgevingen die steeds flexibeler worden?
• De verbinder: hoe kan de verbinder worden gefaciliteerd in de behoefte om visueel te werken en veel te kunnen overleggen in een ruimte die gericht is op computers en een clean desk?
• De verzamelaar: hoe zorgen we ervoor dat de aanlandplekken aantrekkelijk genoeg zijn voor verzamelaars, zodat ze niet als alternatief thuis gaan werken.
• De navigator: hoe zorg je ervoor dat ook navigators zich thuis voelen in een organisatie waar ze minder dan een dag per week aanwezig zijn?

Dank aan David Wall voor het gebruik van zijn foto’s onder cc licentie.