Iedereen werkt samen
Of je nu accountant, beleidsadviseur of webdesigner bent, een vorm van samenwerken en communiceren met anderen is daarvoor belangrijk. Korte ongeplande ontmoetingen met je collega’s zijn daarbij belangrijk omdat ze helpen bij bijvoorbeeld beslissingen nemen, het delen van nieuwe ideeën en het opbouwen van relaties & vertrouwen (Becker, Sims & Schoss, 2002).
Zet mensen bij elkaar
Om deze korte ongeplande ontmoetingen te bevorderen, moet je medewerkers bij elkaar zetten. Althans, zo wordt veelal aangenomen. Het idee daar achter is gebaseerd op ‘de weg van de minste weerstand’; hoe makkelijker iets te bereiken is, hoe sneller we het zullen doen.
Korte afstand zorgt voor vaker contact
‘De weg van de minste weerstand’ is een gemakkelijke verklaring, maar erg abstract. Wat zorgt er nu concreet voor dat werknemers meer gaan samenwerken? Ten eerste zorgt een korte afstand ervoor dat we vaker gaan communiceren. Medewerkers wiens kantoor zich naast elkaar bevinden hebben twee keer zoveel contact als hun collega’s elders op dezelfde afdeling (Kraut et al. 1988). Hierdoor vindt men elkaar aardiger (Kraut et al. 1990; Zajonc, 1968) en kent men elkaar ook beter (Kraut et al. 1990).
Korte afstand zorgt voor betere communicatie
Ook zorgt nabijheid ervoor dat de kwaliteit van de communicatie beter wordt. Beide personen in de samenwerking communiceren met elkaar op meerdere manieren. Dit is vooral belangrijk in het begin van het samenwerkingsproces, als er veel plannen worden gemaakt (Kraut et al. 1990). Als werknemers plannen, ontmoet we elkaar namelijk bijna dagelijks (Kraut et al. 1988).
Meer samenwerking bij kortere afstand
Uit een aantal onderzoeken (Becker et al. 2002, Kraut et al. 1988, Kraut et al. 1990) blijkt dat medewerkers inderdaad meer samenwerken met collega’s die dichterbij hen werken, dan met hun collega’s verderop. Wel blijkt dit effect maar tot een afstand tussen 30 en 50 meter te werken. Daarna maakt het niet veel meer uit of mensen nu op 50 meter of op 10 km zitten, er wordt even weinig mee gecommuniceerd en samengewerkt. Volgens Becker gaat deze regel ook op voor organisaties met een sterke organisatie cultuur.
De volgende tabel uit Kraut et al. (1988) geeft een goede indruk van hoe afstand tussen mensen invloed heeft op hoe vaak mensen met elkaar samenwerken.
| plaats kantoor | % samenwerking |
| zelfde afdeling | 10.3% |
| zelfde etage | 1.9% |
| verschillende etage | 0.3% |
| verschillend gebouw | 0.4% |
Wie plaats je bij elkaar?
Zowel deze als de andere genoemde onderzoeken tonen daarmee aan dat het geen zin heeft om veel mensen in hetzelfde gebouw te plaatsen (soms op verschillende etages) als het doel is ze meer met elkaar te laten samenwerken. Het is verstandiger goed na te denken over de samenstelling van de verschillende afdelingen op één etage: wie zit er binnen een afstand van 50 meter bij elkaar in de buurt?
Invloed dezelfde interesses & werkzaamheden?
Je zou dan kunnen zeggen, medewerkers die op dezelfde afdeling werken, hebben vaak dezelfde werkzaamheden of interesses en daarom werken ze vaker samen. Uit het onderzoek van Kraut et al. (1988) blijkt dat dezelfde interesses inderdaad invloed heeft op de mate waarin mensen samenwerken, maar ook als dit effect wordt ‘weg gefilterd’, blijft er nog steeds een verband tussen nabijheid en samenwerken bestaan.
Waardevolle relaties
Er blijkt één uitzondering op het hele verhaal; de waarde die wij toekennen aan een relatie. Als we iemand de moeite waard vinden, maakt de afstand niet meer uit. En zeg nou zelf, voor een mooie man of vrouw zijn we toch bereid wat extra meters te maken? 😉
Referenties
Becker, Sims & Schoss (2002). Interaction, Identity and Colocation – What Value Is a Corporate Campus?, Journal of Corporate Real Estate, Vol. 5 Iss: 4, pp. 344 – 365
Kraut, Egido & Galegher (1988). Patterns of Contact and Communication in Scientific Research Collaboration, ACM conference on Computer-supported cooperative work, 1-12
Kraut, Fish, Root & Chalfonte (1990). Informal Communication in Organizations: Form, Function and Technology, Human Reactions to Technology: The Claremont Symposium on Applies Social Psychology, 1-55
Zajonc (1968). Attitudinal effects on mere exposure. Journal of Personality and Social Psychology, 9, 1-27
2 reacties
Ik vraag mij af of onderzoeken van rond 1988 nog relevante bronnen zijn nu Social Media en Skype de afstandsdefinities relativeren. Communiceren en samenwerken ziet er anno 2012 anders uit lijkt me, zowel via de energetische als de elektronische snelweg…
Goede! Ik denk dat dit zeker wat uitmaakt voor de mensen die gebruik maken van social media, maar niet heel veel.
In de verschillende onderzoeken wordt ook ingegaan op de vraag of nieuwe manieren van samenwerken via de computer effect hebben. Dit zijn intensievere manieren dan social media, bijvoorbeeld vergaderen via Skype (wat in de jaren 90 ook al mogelijk was, alleen hete het toen nog anders ;-)). Volgens deze onderzoeken veranderen deze vormen van samenwerken het effect van nabijheid niet.
Dat is ook wel te verklaren; de communicatie via sociale media kan nooit zo ‘rijk’ aan informatie zijn als face 2 face contact. Kraut et al. (1988) stellen dit ook als één van de redenen waarom nabijheid zo een sterk effect heeft; de communicatie is kwalitatief erg hoog.
Eigen ervaring leert mij dat ik van de mensen die ik via social media zie, vooral samenwerk met de mensen die ik face 2 face ook geregeld zie.